Günümüz Büroları ve Teknoloji

GİRİŞ

1.  Büro nedir?

Cevap: En geniş anlamıyla büro, bir organizasyonda bilgi üretimine ve iletişime dayalı işlerin, faaliyetlerin yerine getirildiği ortamdır. Büro terimi dışında ofis, servis, daire sözcükleri de dilimizde bu türdeki çalışma ortamlarını ifade etmek için, biri diğeri yerine kullanılan terimlerdir.

2.      Günlük  hayatta  karşılaştığımız  bürolar  nitelik  ve amaçlarına göre nasıl gruplanmaktadır?

Cevap:

·         Bir mesleğin icrası için kurulan bürolar

·         Kamuya ait bürolar

·         Özel sektöre ait bürolar

·         Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar

3.  Sivil toplum kuruluşlarına ait bürolar nelerdir?

Cevap: Vakıflar, dernekler, sendikalar, meslek kuruluşları ve diğer gönüllü kuruluşlara ait bürolardır (Tema Vakfı, Türk Eğitim Vakfı, AKUT Arama Kurtarma Derneği, Türk-İş Sendikası, Mimarlar Odası, vb.).

BÜRO ORTAMLARINI ETKİLEYEN TEMEL DEĞİŞİMLER

4.     Günümüz  büro  ortamlarında  zamana  bağlı  olarak değişen ve gelişen dinamik ilişkinin öğeleri nelerdir? Cevap:

1.       İnsan

2.       Üretim

3.       Mekân

5.        Organizasyonlar        için    uzun       dönemli  başarının göstergeleri nelerdir?

Cevap:

·         Karlılık

·         Etkin hizmet

·         Yaratıcılık

·         Organizasyonel  yenilenme

·         Müşteri memnuniyeti vb.

6.      Büro  ortamlarının  gelişmesinde  etkili  olan  temel etmenler nelerdir?

Cevap:

1.       Bilgi   ve   iletişim  teknolojilerinde yaşanan gelişmeler

2.       Organizasyonlar arası rekabet

3.       Küreselleşme

7.     Bilgi  ve  iletişim  teknolojilerinin  büro  ortamlarına etkileri nelerdir?

Cevap:

·         Kolay iletişim

·         Bilgi alışverişi

·         Donanımların  gelişmesi

·         Kişiler ve kurumlar arası iletişimin çeşitlenmesi ve ucuzlaması

8.      Bilgisayarlarda   meydana   gelen   hangi   gelişmeler bürolardaki bilgi ve iletişimi etkilemiştir?

Cevap: Bilgisayarların hızlarının her geçen yıl katlanarak artması, boyutlarının küçülmesi, veri depolama ve bilgi işleme kapasitelerinin gelişmesi, birbirine ağlarla bağlı bilgisayarların yaygınlaşması, bilginin üretimi ile bilgiye ulaşım sürecini hem hızlandırmış hem de ucuzlatmıştır.

9.      Bilgi ve iletişim teknolojilerinde meydana gelen gelişmelerin büro teknolojilerinde meydana getirdiği değişmeler nelerdir?

Cevap:

·         Bürolarda, yeni teknoloji ürünü elektronik araçlar büro işlerini kolaylaştırmak için kullanılmaya başlanmıştır.

·         İşleri kolaylaştırmak ve otomatik hale getirmek üzere, özellikle dijital teknolojiye sahip araçların sahip olduğu işlevlere her geçen gün bir yenisi eklenmektedir.

·         Daha önce birçok aracı kullanarak ayrı ayrı yerine getirilen işlevler tek bir araç bünyesinde toplanmaya  başlanmıştır.

·         Çeşitli teknolojiler yardımıyla (örnek olarak kızıl ötesi dalgalar), büro araçları kablosuz ya da en az kablo bağlantısıyla çalışmaya başlamıştır.

10.        İnsanlar            arasında artan        iletişim     imkânlarının küreselleşme anlamında dünyaya etkileri nelerdir?  Cevap: Ülkeler arasında ideolojilerden ziyade ekonomik ilişkilerin  daha  belirleyici  olduğu  günümüzde,  insanlar arasında  artan  iletişim,  küresel  bilincin  artmasına,  bir takım           ortak      değer       yargılarının      ortaya                     çıkmasına, yeniliklerin dünya üzerinde eskiye göre çok daha hızlı yayılmasına       yol   açmıştır.          Özellikle                     İnternet’in yaygınlaşmasıyla dünyanın bir ucunda yaşanan gelişmeler, anında dünyanın her tarafına ulaşmaktadır.

11.    Bilgi ve iletişim teknolojileri, organizasyonlar arası rekabet   ve   küreselleşmenin   ortaya   çıkardığı   temel değişmelerle bürolarda ortaya çıkan özellikler nelerdir? Cevap:

1.       Sanal ortamda birlikte çalışma yaygınlık kazanmıştır.

2.       Birbirine bağlı (bütünleşik) bilgi ve iletişim teknolojileri ağırlık kazanmıştır.

3.       Karmaşık problemlerin çözümü için uzmanlar ve farklı birimlerin arasında çok iyi bir iletişim gerekli olduğundan bölümler arasındaki fiziksel sınırlar azalmıştır.

4.       Daha küçük ve hızlı değişim yeteneğine sahip birimlere doğru geçiş eğilimi vardır.

5.       Grup ve ekip çalışması büyük önem kazanmıştır.

6.       Yüksek beceri ve uzmanlığa ihtiyaç arttığı için yüksek nitelikli kişiler istihdam edilmektedir.

7.       Bilgi ve iletişim teknolojilerinin yaratıcı kullanımları yanında gizlilik ve güvenlik büyük önem kazanmıştır.

12.    Uzaktan çalışma başlığı altında ele alınan yeni büro çeşitleri nelerdir?

Cevap:

·         Ev bürolar

·         Mobil bürolar

·         Sanala bürolar

·         Geçici bürolar

13.     Ev büroların ortaya çıkmasındaki temel etmenler nelerdir?

Cevap:

1.       Engelli bireyleri iş gücüne katma ve tutma,

2.       Büyük   bina   ya   da   büroların   içinde   sıkışıp kalmama isteği,

3.       Organizasyon içi çatışmalardan  uzak, sosyal desteğin yüksek olduğu bir ortamda iş yapma isteği,

4.       Büro  harcamalarını  kısma,  ulaşım  giderlerini azaltma,

5.       Müşterilere normal iş saatleri dışında da hizmet verme,

6.       Karar verme için gerekli olan zamanı arttırma,

7.       İş hacmindeki dalgalanmalara bağlı olarak işgücü maliyetini dengeleme.

14.  Sanal büro nedir ve işlevleri nelerdir?

Cevap: Sanal büro, adından da anlaşılabileceği gibi fiziksel anlamda bir büronun olmadığı bir çalışma ortamıdır. Özellikle bir mal üretimi söz konusu değilse ve müşterilerin işyerini ziyaret etmesi gerekmiyorsa sanal büro modeli başarılı bir şekilde uygulanabilir. İnternet üzerinde kurulan bir Web sitesi üzerinde faaliyetlere, sunulan hizmetlere, pazarlanan ürünlerin kataloglarına, kişilere ait bilgilere, vb. yer verilerek sanal bir büro oluşturulabilir. Taşınabilir telefonlar, e-posta, kısa mesajlaşma, Web sitesi etkileşimleri sayesinde müşterilerle anında temas kurulabilir ve sipariş alınabilir. Servis, dağıtım, değiştirme gibi fiziksel işlemler ise yapılan anlaşmalar çerçevesinde diğer organizasyonlar tarafından yerine getirilebilir. Geleneksel çalışma ilişkilerinin olmadığı sanal bürolarda çalışanlar evde, parkta, her yerde olabilir.

15.    Uzaktan çalışmaya ilişkin işveren politikalarına esas olan konulardan öne çıkanlar hangileridir?

Cevap:

·         İşyeri güvenliği

·         Çalışma saatleri ve ücretler

·         Gizlilik

·         Belge ve bilgilerin güvenliği

16.    Uzaktan çalışmaya ilişkin işveren politikalarına esas olan konulardan “”Gizlilik” konusu nasıl açıklanmaktadır?

Cevap: Uzaktan çalışanların etkili bir şekilde denetlenebilmesi için işverenlerin tüm çevrimiçi iletişimi (örneğin, e-posta gönderimi/alımı, Web sitelerinde gezintilerin  kaydı,  vb.)  izlemesi  gerekebilir.  Çalışanın sorumluluklarına bağlı olarak işveren müşterilerle yapılan telefon görüşmelerinin kayıtlarının tutulmasına karar verebilir. Gözlem ve denetlemeye yönelik bu tür faaliyetler ise çalışanların özel yaşamına ilişkin bir takım bilgilerin elde edilmesine yol açabilir. Bu nedenle, bu tür uygulamalar için politikalar geliştirmek ve çalışanların alınacak tedbirler konusunda rızasının alınması gereklidir.

BİR HİZMET ÜRETİM SİSTEMİ OLARAK BÜROLAR

17.    Organizasyonlar üretim bağlamında kaç kategoride ele alınır ve bunlar nelerdir?

Cevap: 2

·         Ürün üretme (İmalat)

·         Hizmet üretme

18.  Üretim sistemi nedir?

Cevap: Hemen  her örgütün  temel fonksiyonu, mal ve/veya hizmet şeklinde üretim yapmaktır. Gıda maddelerinden taşıt araçlarına kadar çeşitli mamullerden ve eğitimden sağlığa kadar birçok hizmet türünden söz etmek mümkün olmakla birlikte, tüm üretim faaliyetlerinin yapısı genel olarak birbirine benzer. İnsan, makine, hammadde, enerji gibi girdileri istenilen ürün veya hizmete dönüştürmeye yönelik elemanlardan ve faaliyetlerden oluşan bu yapı, üretim sistemi olarak adlandırılır.

19.  Üretim sistemi hangi öğelerden meydana gelmektedir?

Cevap:

1.       Girdiler

2.       Dönüşüm

3.       Çıktılar

4.       Geri bildirim

20.    Hizmet sistemlerinin amacı nedir?

Cevap:   Hizmet   sistemleri,   verilen   hizmet   yoluyla bireylerin bir tatmine ulaşmasını sağlamayı amaçlar.

21.        Hizmet  sistemlerini belirginleştiren       ve       imalat sistemlerinden ayıran temel özellikler nelerdir?

Cevap:

·         Hizmet verilen ile hizmet verenin genellikle bir arada olması,

·         Girdilerin çok değişkenlik göstermesi,

·         Emek yoğun niteliği,

·         Genellikle standart bir çıktı tanımlanamaması,

·         Verimlilik ölçümünün zor olmasıdır.

BÜRO SİSTEMLERİNİN YAPISI VE ÖĞELERİ

22.     Büro sistemlerinin yapısı içerisinde yer alan, büro öğelerinden olan büroların en önemli kaynağı nedir? Cevap:  Büroların  en  önemli  kaynağı  insan  gücüdür. Zaman  zaman  bazı  işlemlerin  otomatik  yapılması  söz konusu   olmakla   birlikte   insan   gücü   olmadan   büro faaliyetlerinin yerine getirilmesi mümkün değildir.

23.     Büro sistemleri  içerisinde  yer alan “donanım” ne anlama gelmektedir ve örnekleri nelerdir?

Cevap: Donanım, büro faaliyetlerinin yerine getirilmesi için kullanılan makine ve teçhizattır. Donanımlara örnek olarak:

·         Daktilo

·         Bilgisayar

·         Telekomünikasyon  cihazları

·         Yazıcı

·         Tarayıcı

·         Fotokopi makinası verilebilir.

24.      İşlemleri gerçekleştirme biçimlerine göre bürolar nelerdir?

Cevap: İşlemleri gerçekleştirme biçimlerine göre bürolar, bir yönergeye bağlı (prosedürel) ve bir yönergeye bağlı olmaksızın işlem yapanlar olmak üzere iki grupta ele alınabilir: Yönergeye bağlı olarak çalışan büroların ana işlevi, tanımlı bir yönerge doğrultusunda belirli bir sonuca yönelik işlemlerin gerçekleştirilmesidir. Muhasebe bürosu, sigorta, nüfus müdürlükleri bu tür bürolara örnektir. Bir yönergeye bağlı olmaksızın çalışan büroların ise, önceden belirlenmiş işlem adımlarının gerçekleştirilmesi söz konusu olmayıp daha genel amaç ve işlevleri vardır. Avukatlık büroları, mimari tasarım büroları bu ikinci tip büro örnekleridir.

25.  Büro faaliyetleri hangi unsurlardan oluşmaktadır?

Cevap:

·         Bilgi elde etme

·         Bilgi işleme

·         Belge arşivleme

·         Belgeye erişim

·         İletişim

·         Karar verme

·         Süreç yönetimi

26.      Büro faaliyet unsurlarından “bilgi işleme” nasıl tanımlanmaktadır?

Cevap: Büro  ortamlarında “bilgi  işleme” belge işleme olarak da adlandırılabilir. Burada belge sözcüğü çok genel anlamda, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. vesika, doküman (TDK) anlamında kullanılmaktadır. Belge işleme,  belgelerin elde edildiği biçimden gerekli biçime dönüşmesi anlamına gelir.

27.    Bir müşterinin şikâyetinin çözülebilmesi için yerine getirilmesi gereken görevler nelerdir?

Cevap:

1.       Şikâyeti olan müşteri ile çeşitli yollardan irtibata geçilmesi,

2.       Şikâyete   konu   olan   ürün   ya   da   hizmetin belirlenmesi,

3.       Şikâyet konusunun yazılı hale getirilmesi,

4.       Şikâyetin   gerçekliğinin   araştırılması   için   bir komisyon kurulması,

5.       Komisyonun  kararının  müşteriye  iletilmesi  ve müşterinin  haklılığının  ortaya  çıktığı  durumda

tazmin   şeklinin   belirlenmesi  ve    zararın karşılanmasını  sağlanması,

6.       Şikâyetin sınıflanması ve arşivlenmesi,

7.       İlişkili  bölümlere  şikâyet  konusunda bilgi verilmesi

28.  Bir büroda yaygın olarak kullanılan süreçler nelerdir?

Cevap:

·         Belge yönlendirme

·         Görev tahsisi

·         Görev programlama

·         İstisnai durumların çözümü

·         Çıktılar

29.      Bürolarda  kullanılan  süreçlerden  bir  tanesi  olan “Görev programlama” süreci nasıl tanımlanmaktadır? Cevap:  Görevler  ve  görevlerin  tahsisi  kâğıt  üzerinde personele dağıtıldıktan sonra bizzat yerine getirilmesi için personelin  harekete  geçirilmesidir.  Bu  aşamada  hangi görev için ne kadar zaman ayrıldığı da belirlenmelidir.

30.       Bürolarda  kullanılan  süreçlerden  olan  “istisnai durumların çözümü” nasıl açıklanmaktadır?

Cevap: İdeal bir durumda tüm işlerin ve görevlerin planlandığı şekilde yerine getirilmesi  esastır. Ancak normal çalışma düzenini bozan bazı durumlar ortaya çıkabilir. Personel hataları, araç-gerecin sebep olduğu hatalar ya da öngörülemeyen koşullar buna örnektir. İstisnai durumların çözümü bu gibi sorunların aşılmasındaki adımların belirlenmesiyle ilgilidir.

31.     Tipik  bir  büroda  yerine  getirilen  “bilgiyi  işleme” faaliyetlerine neler örnek olarak verilebilir?

Cevap

·         Düzeltme (Editörlük)

·         Bilgisayara bilgi girme

·         Büroya  gelen  mektup,  e-posta,  vb.  açmak  ve gözden geçirmek

·         Veri tabanlarına veri girme

·         Fotokopi yoluyla çoğaltma

·         Büro dışına gidecek evrakları hazırlama

·         Çek, sipariş, fatura, vb. belgeleri hazırlama

·         İşlem tabloları oluşturma

BÜRO TEKNOLOJİLERİ VE OTOMASYON

32.  “Otomasyon” kelimesi ne anlama gelmektedir? Cevap: Otomasyon, insan becerisine dayalı olarak elle (manuel)  yapılan  işlerin  makineler  yoluyla  otomatik olarak  gerçekleştirilmesidir.

33.  “Büro otomasyonu” nasıl tanımlanmaktadır?

Cevap: Büro otomasyonu, iş ve işlemlerin elle yapılmasından ziyade çeşitli büro araçlarıyla (örneğin bilgisayarlar) gerçekleştirilmesini ifade eder.

34.    Büro otomasyon unsurlarından bir tanesi olan büro bilgi teknolojisinin işlevi nedir?

Cevap:  Büro  bilgi  teknolojisi  büro  bilgi  sistemi  için donanım ve yazılım bileşenlerini sağlar.

35. Büro otomasyonunun boyutlarından “Büro organizasyonu ve kültür” nasıl açıklanmaktadır?

Cevap: Büroların organizasyonu,  büro otomasyonunun amaçlarını belirler, yani büro bilgi sistemlerinin ne tür işlevler taşıyacağını ortaya koyar. Organizasyondan ayrı olarak büro kültürü de önemlidir çünkü iş yapma biçimleri organizasyon kültürü tarafından önemli oranda etkilenir.

36.    Büro otomasyon boyutlarından “Tasarım yöntemleri ve teknikleri” boyutunun işlevi nedir?

Cevap: Bilgi sistemlerinin tasarımı için yararlanılan metot ve teknikler, büro ortamları gibi karmaşık yapılar için otomasyon sistemlerinin kurulmasını kolaylaştırır.

37. Büro teknolojilerinin bürolardaki faaliyetler bağlamında hedefi nedir?

Cevap: Büro teknolojileri bürolarda gerçekleştirilen faaliyetlerin daha etkin ve verimli olması ve bunun yanında çalışma koşullarının iyileştirilmesini de hedefler.

38.   Büro otomasyon sistemleri bireysel performansları ne

şekillerde  arttırmaktadır?

Cevap: Ofislerde otomasyon sistemlerinin kurulması, kullanılması ve kullanım alanlarının yaygınlaştırılması ofis faaliyetlerinin olduğundan daha hızlı ve kolay bir şekilde yapılmasını, eldeki belge ve bilgilerin doğru şekilde saklanmasını ve istenildiğinde yeniden kullanılmasını olanaklı hale getirmekte ve çalışanların motivasyonuna katkı sağlayarak bireysel performanslarını artırmaktadır.

39.  Büro otomasyonlarının boyutları nelerdir?

Cevap:

1.       Büro bilgi sistemi

2.       Büro bilgi teknolojisi

3.       Büro organizasyonu ve kültür

4.       Tasarım yöntemleri ve teknikleri

40.   Büro otomasyon sistemlerini kullanmanın çalışanların bireysel performansları üzerinde oluşturduğu olumlu etkiler nelerdir?

Cevap:

·         Teknoloji kullanımının işler üzerinde daha fazla kontrol imkânı sağlaması,

·         Zamanı etkin kullanma,

·         İşlerin yapılma hızının artması,

·         Teknoloji  kullanımının  işlerdeki  hata  oranını azaltması,

·         Farklı   çalışma  koşullarına uyum   sağlama becerisi,

·         Planlama ve örgütleme becerisinde gelişme,

·         Karar verme ve uygulama becerisi,

·         Ekip      çalışması     yapabilme     becerisini arttırmaktadır.

41.  Büro otomasyon sistemlerinin bölümleri nelerdir?

Cevap:

1.       Elektronik yayın sistemleri

2.       Elektronik iletişim sistemleri

3.       Elektronik toplantı sistemleri

4.       Şekil işleme sistemleri

5.       Büro yönetim sistemleri

42.             Ofis     otomasyon   sistemlerinin   bürolarda uygulanmasıyla elde edilebilecek üstünlükler nelerdir? Cevap:

1.       İş hayatının kalitesinin artırılması,

2.       Çalışanların iş doyumunun sağlanarak çalışan memnuniyetinin  arttırılması,

3.       Tüm iletişim formlarının üretilmesi, erişilmesi ve alınması için gerek duyulan zaman ve çabayı önemli oranda azaltarak  yöneticilerin, profesyonel çalışanların ve diğer personelin verimliliğini  artırılması,

4.       Postada karşılaşılan gecikmeleri ve kaybolmaları ya da telefonda meşgul düşen hatlar gibi olumsuzlukların ortadan kaldırılması,

5.       Yazışmalarla görevli personelin verimliliğini artırılması,

6.       Büro belge ve mesajlarının hazırlanması, düzeltilmesi ve dağıtılmasında maliyetlerin azaltılması,

7.       Bilgiye ihtiyacı olan insanlara hızlı ve etkin olarak bilginin iletilmesiyle mesajların ve dokümanların hazırlanması ve alınması arasında geçen zamanın azaltılması,

8.       Etkin ve güzel dokümanların ve sunuların hazırlanmasında hataların ve masrafların azaltılması,

9.       Elektronik dokümanlar, resimli belgeler ve mesajların hızlı ve etkin olarak depolanmasının, tekrar kullanılmasının ve iletilmesinin sağlanması,

10.    Büro içinde yoğun iletişimde bulunan yönetici ve diğer bilgi çalışanlarının verimliliğini arttırmaktadır.